Etkili Sunumlar

Çok değişik ortamlarda, çok değişik konularda, çok değişik gruplara bir çok başarılı sunum gerçekleştirdim. İlkokul çocuklarına robotlar (şaka değil) hakkında sunumdan tutun da, bir otel sahibine program tanıtımı, üniversitede rektör ve hocalardan oluşan jüriye tez ve poster sunumu ve tabiki iş hayatında üzerine çalıştığım veya bitirdiğim projeler hakkında yönetime yaptığım sayısız sunumlar.

Yazdığım her yazı öncesinde yaptığım gibi internet üzerinde sunum üzerine kısa bir araştırma yaptım ve birbirine benzer etkili sunum teknikleri yazılarından başka bir şey bulamadım. İçlerinde gerçekten işe yarar bilgiler var ama genelde hepsi aynı. Farklı bir şeyler öğrenmek istiyorsan bu yazıyı baştan sona oku derim.

Tabi kendi yaptığım sunumlar kadar başkalarının yaptığı bir çok sunuma da katıldım. En çok üzüldüğüm şeylerden birisi de gerçekten iyi bir çalışmanın kötü bir sunum yüzünden tam anlaşılamaması ve heba olması olmuştur.

Etkili bir sunum nasıl olmalıdan önce çok önemli bir soru geliyor : (Cem Yılmaz’ın sesiyle) NEDEN SUNUM ?

Eğer sunumun gereksiz bir şey olduğunu düşünüyorsan, güzel bir sunum yapma imkanın zaten yok. İnsan inanmadığı bir şeyi en fazla vasat bir şekilde yapar. Sunum neden gerekli sorusuna cevap vermeden önce, hangi amaçlar doğrultusunda sunum yapılır onlara bakalım:

  • Eğitim: Genelde teknik veya yeni bir konu hakkında eğitim seviyesini arttırmak. Tek amaç karşıdaki insanın bilgi seviyesini arttırmaktır.
  • İkna: Yapmak istenen bir şey için gerekli olan izni, bütçeyi, imkanları, zamanı almak için karşıdaki insanları ikna etmeye çalışmak içindir. Amaç, istediğimiz kaynakları elde etmektir. Satış için yapılan tüm sunumları da (TV reklamları dahil) ben bu kategoride değerlendiriyorum.
  • Rapor: Yapılmış ve bitmiş işten diğer insanların haberdar olması için yapılır. Amaç insanların kafasındaki imajımızı (kendimiz veya ekibin) daha iyi hale getirmektir.

Birinci ve ikinci konu hakkında sunuma ihtiyaç olduğu konusunda genelde herkes hem fikirdir. Fakat rapor konusuna gelince, tanıdığım insanlar ve bir zamanlar ben de, genelde bunun gereğini sorgular. Yani sonuçta işi yaptık, bittik, sonuçlar ortada, isteyen gelsin baksın, hem o kadar uğraşıp işi yaptım bir de oturup sunum hazırlamanın ne gereği var değil mi ?

Burada “Haaayııırrr değiiilllll” gibi bir cevap vermeyeceğim. Üstteki cümleye tamamen katılıyorum. Eğer işi yaptın bitti ve sonuçlar ortadaysa, o zaman isteyen gelsin baksın.

İş dünyasında ve hatta özel hayatta, yapılan işlerin sonuçları neredeyse hiç bir zaman ortada olmaz. Bitirdiğin proje şirketin karını katlamış bile olsa, bu artışın senin projenden dolayı olduğunu bir sen bilirsin bir de varsa ekibindekiler. Bu eskiden böyledi, şimdi durum biraz daha vahim, artık bırak artışın nasıl yapıldığını şirketin karının arttığından bile insanların haberi olmayabilir. İyilik yap denize at demişler, ama biz burada iyilik değil iş yapıyoruz, denize atmaya ne gerek var ?

Sunum Hazırlamak

Bir diğer konu ise sunum hazırlama kısmı. Eğer sunum hazırlamayı, özellikle de rapor sunumlarda, külfetli ve gereksiz bir iş olarak görüyorsan, çok zamanını alıyorsa, o zaman büyük ihtimalle sunumu iş bittikten sonra hazırlıyorsundur. Verebileceğim faydalı bir tavsiye, sunumu iş bittikten sonra değil, işle beraber hazırlaman. Bir proje yürürken, içerisinde kullanılan bir çok döküman oluşur. Tablolar, defterler, panolar, grafikler, sayılar, prototipler, numuneler, resimler, konuşmalar, toplantılar, vs.. vs.. Bunları hazırlarken veya depolarken, aklında hep işin biteceği ve bunları birisinin göreceği olsun.

Şunun gibi düşün : eğer bir ev genel olarak temiz ve düzenliyse, o zaman misafir gelmeden önce çok bir iş çıkmaz. Ama dağınık ve kirli bir evin misafirliğe en az bir gün önceden hazırlanması gerekir. Sen evi hep temiz tut, yarattığın dökümanların en önemlilerini büyük ihtimalle sunum raporunda da kullanacaksın. Onların kalitesini hep yukarıda tut. Sanki her an birisi gelip senden gidişat için bilgi isteyebilirmiş gibi düşün ve göstermekten utanmayacağın işler hazırla.

- Bu tablonun üstünde Mayıs yazıyor ama veriler Ağustos ayının ?

- Ehe, öhö

- Bu rakamlar çok küçük, ne yazıyor burda ?

- Bir saniyeee, üçyüzotuzbeşmilyonseksenikibinonikinoktaellidokuz sanırım.

Eğer işi baştan bu şekilde yaparsan, iş bittiğinde sunumunda kullanacağın malzemeler hazır olur. Üstelik hep aynı biçimi kullandığından hata yapma şansın da en aza iner ve ne zaman istersen kullanmak üzere elinin altında olur.

İyi bir sunum

İyi bir sunum nasıl yapılır, nelere dikkat etmek gerekir konusunda yazının başında değindiğim gibi, internet üzerinde sayısız makale var ve aşağı yukarı hepsi aynı şeylerden bahsediyor. Açıkçası daha önce benim de gittiğim bir eğitimde de yine bu konular tekrarlanmıştı.  Bence bu konuda unutulmaması gereken şey var : Eğer hazırladığın sunumu beğenmediysen emin ol kimse beğenmeyecektir. Eğer beğendiysen belki insanların da hoşuna gider. İyi bir sunum nasıl hazırlanır ve yapılır konusuna bir başka yazıda tekrar döneceğim, fakat o zamana kadar çok önemli ve cesaret verici bir gerçeği seninle paylaşmak istiyorum:

Sinemaya, tiyatroya, bir sergiye veya bir seminere giderken en çok ne istenir ? (yok, bedava olmasından başka)

İyi olması

Evet  iyi olması, kimse kötü olsun isteğiyle bir şeyi izlemeye gitmez. Herkes iyi olsun, iyi vakit geçireyim ister.

Senin sunumunu izleyenlerin çoğunluğu da bu istekle gelirler. İyi olsun, işime yarasın, sıkıcı olmasın.

Ve sunumun iyi olması için aslında herkes bilinç altında yardıma hazırdır. Tüm dinleyicilerin senin yanındadır aslında. Gerçekten böyle, istersen bir sonraki herhangi bir sunumu izlerken düşüncelerine bir göz at. Orada yeni, eğlenceli, güzel, heyecanlı, iyi, işe yarar bir şeyler olmasını istiyorsun. Tıpkı herkesin istediği gibi.

Karşındaki insanları eleştirisel ve canını yakmaya hazır bir kitle olarak görmektense bu dediğim düşünce tarzı gerçekten cesaret vericidir ve gerçeğe daha yakındır. Yapacağın sadece bu tip bir yaklaşım değişimi bile yaptığın tüm sunumların kalitesini ve hedefe ulaşma şansını arttıracaktır.

Bu yazı ilgini çektiyse, şunlar da işine yarayabilir:

Etkili Sunum İçin Etkili Sunmanın 14 Yolu

Cinayet aleti PowerPoint Silahları

Olay Yeri İnceleme: Öldüren Sunumlar

Etkili Sunumlar” üzerine 3 düşünce

  1. Çağdaş,
    Bir süredir okuyorum yazılarını, tümüne katılmasam da bana çok değişik bakış açıları kazandırdığı kesin. Daha önce yorum yapmadım çünkü ilk kez hiç de katılmadığım bir düşüncen var:

    “Sen evi hep temiz tut, yarattığın dökümanların en önemlilerini büyük ihtimalle sunum raporunda da kullanacaksın. Onların kalitesini hep yukarıda tut” demişsin. Fakat bir yandan da bu mükemmeliyetçilik olmuyor mu ? Yani gerekenden fazla zaman harcamış olmuyormuyuz o zaman. Ben aynı şeyi tekrarlayacağım ama, gerçekten de işimi yapayım, tablomu dökümanımı işime yaracak kadar temiz tutayım. Böylesi daha mantıklı geliyor bana.

  2. Sevgili Deniz (Biraz Güzin abla gibi oldu ama ),
    Demek istediğim mükemmeliyetçilik değil. Yani ilşe yarayan bir grafiğin sağını solunu çekiştirip renklerini göze daha hoş gelecek şekilde yap demiyorum. Hatta tecrübelerime göre çoğu insan bu derece mükemmelliği zaten anlamıyor
    çünkü görmemişler daha önce :)

    Demek istediğim, verilerin doğru olsun, bağlantılar çalışsın, aldığın çıktılar güncel olsun
    verdiğin rakamlar doğru olsun gerçeğini aramak sorunda kalma.

    Ben dağınık görünüyorum ama aslında aradığımı bulabiliyorum genelde dağınık insanların 1 numaralı bahanesidir…kızma ;)

  3. Merhaba,

    Yazınızı okuyunca geçen yıl aldığım etkili sunuş teknikleri eğitiminde aklıma kazınan bir konuyu sizlerele paylaşmak istedim.
    Eğitmen, yaptığınız bir sunuşta insanları etkilemenin ve dikkatlerini çekmenin en iyi yolunun sunuşunuzu izlerken soracakları “bana ne…seni neden dinleyeyim” sorusuna cevap olabilmektir demişti. Bence çok doğru…Eğer dinleyiciler yaptığınız sunuşta kendilerini ilgilendiren bir şey bulamazlarsa muhtemelen sağ sola bakınmaya başlayacaklar ve siz onları kaybedeceksiniz. Sürekli aynı kalıplarda sunuş hazırlamaktansa sunuşu yapacağınız topluğa ve onların beklentilerinide göz önüne alarak yaptığınız sunuş daha etkili olcaktır. Örneğin; üst yönetime bir sunuş yapacaksanız, onların görmek istediği şey rakamlar olduğu için rakamların öne çıktığı bir sunuş ilgilerini çekecektir.
    Küçük bir fıkra ile konuyu bağlamak isterim..
    Eğitim çavuşu birliği toplar ve yanında ki kişiyi göstererek bu bey sizleri küçük bir ücret karşılığında sigortalamak için burda bulunuyor, başınıza bir şey gelirse ailenize tazminat ödenecek der ve ekler sigorta yaptırmak isteyen bir adım öne çıksın! Ancak kimse önce çıkmaz…İkinci sefer biraz daha ses tonunu yükselterek evet sigorta yaptırmak isteyen bir adım öne çıksın diye yeniden bölüğe seslenir. Ancak gene kimse çıkmaz…Sigortacı adam çavuşa dönerek izin verirseniz ben bir şeyler söylemek istiyorum der. Çavuş buyrun diyerek sözü bırakır. Adam devam eder arkadaşlar eğer sigorta yaptırırda başınıza bir şey gelirse devlet ailenize büyük bir tazminat ödüyor. Bu yüzden sigorta yaptıranların doğuya düşme şansları çok azalıyor dediğinde birer ikişer askerler sigortalanmak için sıraya girmeye başlıyor.

    Ana Fikir : Askerler için sigorta yaptırmak veya ailelerine ödenecek tazminat umurlarında değildi. Ancak ne zaman ki “bana ne” sorusuna cevap buldular, o zaman düşünceleri değişti.

    Sevgiler

Yoruma kapalı.