BeyazTavsan.com

     David Allen kişisel ve kurumsal verimlilik konularında getirdiği yeni bakış açısı ve etkili uygulamaları sayesinde dünyanın bu konuda önde gelen isimlerinden birisi. Forbes gibi iş dünyası dergileri tarafından defalarca en iyi yönetim danışmanı (popüler deyimle koçu) seçilmiş ve dünyanın en büyük şirketlerinde halen danışmanlık (koçluk) hizmeti vermekte.

İş Bitirici adlı kitabı okumaya, Allen’ın özgeçmişini öğrendikten sonra karar verdim. Sizce günümüzün en büyük ve en kurumsal şirketlerine ve bu şirketlerin en tepedeki yöneticilerine (CEO) verimli çalışmak, organizasyon, işleri halletmek, değişime açıklık, stresiz çalışmak gibi konularda yol gösteren birisinin öz geçmişi sizce nasıl olur?

1945 yılında ABD’de doğan Allen, 1980 yılında şu anda yaptığı iş olan profesyonel danışmanlığa başlamadan önceki 35 yıl içinde çok değişik iş alanlarında çalışmış. Bunlar garson, sihirbaz, karate hocası, haritacı, vitamin satıcısı, cam üfleme tornacılığı, turizm bürosu, benzin istasyon yöneticiliği, pazarlamacı, lokanta aşçılığı gibi gayet geniş bir yelpazeye yayılmış. Son olarak 80′lerde David Allen adlı verimlilik ve yönetim koçluğu şirketini kurmuş.

İşin ilgi çekici yanı şu, eğer bu adam BMW, Lockheed-Martin, Siemens veya Sony gibi bir firmaya iş başvurusunda bulunmuş olsaydı aklıselim bir insan kaynakları elemanı böyle bir özgeçmişi direkt çöpe atardı. Fakat önceki “kariyerleri”, onun bu şirketlerin CEO ve üst yönetimlerine danışmanlık yapıp “İşinizi benim dediğim gibi yaparsanız çok daha verimli olur.” demesini engellememiş.

Kitabın orijinal ismi Getting Things Done : The art of stres-free productivity. Türkçeye İş Bitirici : Stressiz Üretkenlik Sanatı olarak çevrilmiş. Methoda İngilizce baş harflerin kısaltması olarak GTD deniyor.

Kitapta Allen’ın kendi geliştirdiği yeni bir iş organizasyonu mantığı ve bunun nasıl uygulanacağı anlatılıyor. Ana fikir olarak Allen şimdiye kadar kullanılan sistemlerin temel bir eksiğinin olduğunu söylüyor : yapılacak tüm işlerin her zaman aklımızda olması ve dönüp durması. İş bitiriciliğin bir meziyet değil bir sistem olduğunu belirtiyor. Yapılacak işleri kafamızdan çıkartıp sisteme koyarsak o zaman stresten de kurtulacağımızı ve işlerin daha hızlı ve etkin şekilde yapılacağını söylüyor.

Allen’ın sisteminin bence en önemli özelliği, ne yapmanız ve nasıl yapmanız gerektiğini harfi harfine söylemesi. Sistem bilgisayar programı gibi açık ve net bir algoritmaya sahip. Eeee şimdi ne yapacağım dedirtmiyor insana, ne yapılacağı hep belli. Beynimizde çalışan hatırlatıcının çok da iyi çalışmadığını söylüyor Allen, mesela evdeki fenerin pillerinin bittiği aklımıza hep fenere ihtiyacımız olunca gelir, markette pil reyonunun önünden geçerken değil.

Kısaca GTD nedir ?

Allen’ın felsefesine göre, zaman yönetiminde 3 ana ayak vardır:

1- İşlerin nasıl yapılacağı, iş akış süreci.
2- Bakış açısı, odaklanma.
3- Planlama

İş akış süreci

Yapmak istediğimiz veya yapılması gereken tüm işler üzerinde gerekli kontrolü sağlamak birinci amacımız olmalıdır. Bunun için de tüm işleri içine alan 5 aşamalı bir sistem kurmuş Allen. Çok önemli bir konu da gözden geçirme kısmını hiç atlamamak ve kendimize bu sistemin çalıştığı mesajını sürekli vermek.

1- Biriktir
2- İşle
3- Organize et
4- Gözden geçir
5- Yap

Odaklanma

Allen’ın ikinci modeli, bir uçak örneğiyle hayatımızı gözden geçirmenin işlere ve görevlere derli toplu bir bakış açısı getirmesi olmuş. Buna göre en alt seviyede, yani pistte, şu anda elimizde olan ve yaptığımız işler var. En üstte 20,000 m yukarıda ise hayattaki hedeflerimiz var. Aradaki yüksekliklerde ise diğer odak seviyeleri bulunuyor. Yani hayattaki hedeflerimizi gözden geçirirken şu anda yaptığımız günlük işler (pist seviyesi) önemli değil ve hatta görünmüyor. Bu 6 seviyeyi özetlersek

1- Güncel işler (pist seviyesi)
2- Güncel projeler
3- Sorumluluklar
4- Yıllık hedefler
5- 5 yıllık hedefler
6- Hayattaki amacımız (20,000 m)

Bu seviyelerde periyodik olarak (örneğin haftalık) gözden geçirmeler yaparak önceliklerimizi daha anlamlı belirleriz ve hangi işin nerede nasıl yapılacağı konusu daha açık olur. Sonra bunları iş akış sürecimize girdi olarak kullanırız.

Planlama

Üstteki iki model zaman yönetimi için gayet yeterli olsa da, uzun soluklu planlama gerektiren işler için bir doğal planlama yöntemi de önerilmiş. Buna göre uzun vadeli bir planlamayı yapmak için sırasıyla:

1 – Amacı belirle
2 – İstediğin sonucu kurgula
3- Beyin fırtınası yap, düşün
4- Organize et
5 – Bir sonra yapılacak işleri belirle

Uygulama notları

Kitap çok güzel, anlatılanlar da çok net. Önce kitabı okudum fakat uygulamaya geçemedim. Kitabı tekrar okumaya başlayınca ise bunun sebebini anladım: bu kitabı roman gibi okursanız bir işe yaramıyor. Her kelimesini özümseyerek ve anlatılan her konudan sonra direkt uygulamaya geçerek devam etmek lazım. GTD metodunun neden bu kadar iyi çalıştığı konusunda araştırmalar ve bilimsel makaleler bile var. Konu hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz buraya bakabilirsiniz.

Bu kitabı aşağıdaki bağlantıya tıklayarak satın alırsan, Beyaz Tavşan’a ufak da olsa bir katkı sağlayabilirsin.

İş BitiriciDavid Allen

____________________________

Kitap listesine dönmek için buraya tıkla.