Eldeki İşe Odaklanmak

Yapılan işe odaklanmak içinHer gün bir çok eposta alıyorum ve çoğunu cevaplamaya çalışıyorum. Bunların arasından güzel bir yazıya konu olabilecekler çıkınca da tekil cevap vermek yerine burada paylaşmak daha verimli oluyor. Gönderen okurumun adını gizleyerek, yeni gelen bir e-postayı paylaşmak istiyorum:

merhaba çağdaş bey makalelerinizin çoğunu okudum,ellerinize ve beyninize sağlık çok güzel yazılar hazırlamışsınız…Size bir sorum olacak: konsantrasyonun öz gelişim süreci içindeki yeri nedir,bir işe odaklanma yeteneği nasıl arttırılır
saygılar

Normalde giriş-gelişme-sonuç şeklinde yazmaya çalışırım ama bu seferki değişik olsun. İşte işin özü:

Odak

Odaklananmak ve yaptığın işe kendini verip en iyisini en kısa sürede yapmak için 3 şey gereklidir:

  1. Neye odaklanacağını bilmek
  2. Kesintileri engellemek
  3. Gözden geçirmek

Bunların hepsini yaptığında, odaklanma kendiliğinden oluşur. Odaklanmak bir yetenek değil, iş yapma tarzını düzenlediğin zaman ortaya çıkan sonuçtur.

Her sabah işe başladığımda, o gün yapılacaklarıma bir göz atarım ve neleri mutlaka yapmam gerektiğine karar veririm.  Bu tip işler genelde bir elin parmağını geçmez.

Daha sonra gün içerisinde acil bakmam gereken konular çıktığında bunlara hemen atlamadan önce değerlendiririm, bu konu önemli mi önemsiz mi Aciliyet ve önemi tartmak için basti bir yol: o iş yapmadığını hayal et. Başına gelebilecek en kötü şey bir “uff puff keşke yapsaydım” ise boşver gitsin. Eğer o işi yapmamak ileride sana daha çok iş olarak geri dönecekse, (ya da yeni bir iş aramana yol açacaksa ;) ) o zaman önemlidir.

Bir önemli konu da aynı anda sadece tek iş yapmaktır. Aynı anda birden fazla iş yapmaya, ya da bir işi bitirmeden başkasına başlamaya çalışırsan, her ikisinin de kalitesi düşer, süresi uzar ve genelde yarım yamalak kalır. Biz nedense aynı anda on tane iş yapmayı iyi bir şey sanıyoruz, ama aslında yaptığımız şey genelde yapmış gibi yapmak oluyor. Sakince, acele etmeden, sırayla ve tek tek. Bu felsefeyle, odağını kayetmeden daha üretken çalışırsın.

Son olarak da, günü bitirmeye yakın; o gün ne yaptın, ne yapmadın, nasıl geçti gibi soruları bir 10-15 dakika kendine sor, çalışma ortamını düzelt-temizle (masan, makinan, bilgisayarın) ve kapat. Bu soru sorma ve toparlanma sürecinin ben çok faydasını gördüm, çünkü bütün günün muhasebesini yapıp neleri iyi yaptım, neler daha iyi olabilirdi sorularını cevaplamamı sağladı. Sonraki güne başladığında ayağına dolaşan ilk engel, dünden kalan yarım işler ve dağınık bir çalışma ortamı olacaktır.

Günü Nasıl Tamamlamak İsterdin

Günün sonunda kendi fotoğrafınızı da çekin

İki tane fotoğrafçı düşünün: bir tanesi sabah kalkıyor, alıyor eline makinesini, fırlıyor sokağa, ne görürse odaklanıp çekmeye çalışıyor. Aslında kafasında çekmek istediği bir kaç belirli poz var ama günün hay-huy’u arasında çoğu zaman aklına bile gelmiyor, gelse de olanağı olmuyor ya da aceleden istediği gibi güzel çekemiyor. Bu arada sağdan soldan sürekli birileri gelip ‘abi bizi de çeksene’ diyorlar, bazılarını çekiyor (çünkü aslında tam ne yapmak istediğini bilmiyor). Bu arada gün bitiyor, akşam eve geldiğinde çektiği resimlere hasbel kader bakabilirse bakıyor.Onların da çoğu bulanık ya da istediği gibi olmamış. Bir sürü de alakasız insanın fotoğrafını çekmiş.

Diğeri ise sabah kalkıyor ve o gün hangi mekanda ve neyi çekmek istediğini planlıyor. Yanına yedek filmlerini, pillerini alıyor ve doğrudan gideceği yere gidiyor. İstediği kareleri güzelce ayarlıyor ve fotoğraflarını çekiyor. Diğer yandan, dikkatini dağıtan kişileri nazikçe reddediyor. Eve döndüğünde ise çektiği tüm fotoğraflara tekrar bakıyor, neleri iyi yaptığını, neleri daha iyi yapabileceğini fark ediyor ve gece mutlu bir uykuya dalıyor :)

Son bir özet

Odaklanmak bir yetenek değil, iş yapma tarzını düzenlediğin zaman ortaya çıkan sonuçtur.

  1. Ne yapacağına karar ver. İstersen listele ya da sadece kafanda canlandır.
  2. Kesintileri engelle. Gün içerisinde karşına çıkan önemsiz her türlü işi ötele veya reddet. Ötelediklerinden çoğu tekrar karşına çıkmayacaktır.
  3. Gün biterker, günün muhasebesini yap

Böylece, gerçekten yapman gereken işlere odaklanmaktan başka seçeneğin kalmaz.

Odaklanmak gerçekten kocaman bir konu ve bu yazı sadece temel prensiplere giriş olabilir. Yine de işin özünü  ve kendi yaklaşımımı açıklamaya çalıştım. Eğer soruların veya eklemek istediklerin varsa paylaşmaktan çekinme.

2009′da odağınızı kaybetmemeniz dileklerimle, nice mutlu senelere :)

Odaklanmak için 1 küçük sır

Günün bazı vakitleri ne yaparsan yap iş yapamazsın. Elindeki iş her neyse bir türlü başlayamazsın, odaklanamazsın. Özellikle ofis ortamları bu gibi durumlarda zamanını ve kalan azıcık çalışma isteğini söndürmek için özel olarak düzenlenmişlerdir sanki: gidip en yakın iş arkadaşıyla çene çalmak, çay koymak, dışarı çıkmak ya da bilgisayardaki dosyaları amaçsızca kurcalamak fikri insanı hızla sıcak kollarına çekiverir. Aynı şey ders çalışırken, ödev yada bir rapor hazırlamaya çalışırken de çok sık gelir insanın başına. Elinde uzaktan kumandayla kendini koltuğa gömmen an meselesidir :)

Çok sanatsal dağılmış bir masa üstü

Tek sebep olmasa da, dağınıklık insanın dikkatini dağıtan ve odaklanmasını zorlaştıran engellerin başında gelir. Bir yandan da dağınıklık tıpkı para gibidir, dağınıklığı çeker :) Dağıntı arttıkça toplamak zorlaşır, zorlaştıkça ertelenir, ertelendikçe dağınıklık daha da artar.

Belki bunun bir sebebi de; çoğumuzun etrafı toplamayı tek seferde yapılması gereken büyük bir iş olarak görmesidir.

Dağınık bir insan olmasan da; hemen her çekmece, her masaüstü, her oda, her kalemlik, her kitaplık şu anda olduğundan çok daha derli toplu bir şekilde olabilir. Fakat bir seferde her şeyi toplarım (bahar temizliği) yerine, vakit buldukça yavaş yavaş toplarım mantığı gerçekten de daha çok işe yarıyor.

Odaklanmanın baş düşmanlarından birisi dağınık bir ortam olduğuna göre, dikkatimiz dağılıp da toplayamayınca yapılabilecek en iyi şeylerden birisi ortalığı birazcık toparlamaktır.

Ofiste bunun için benim kullandığım 3 bölge var:

1) Masanın üstü:

Masanın üstünde her zaman çöpe atılabilecek bir şeyler, imza bekleyen birkaç evrak, okunması gereken birkaç zarf, kalemlikte kendilerine yuva bulmuş türlü değişik şeyler vardır. Artık hepsinin gitmesi gereken yere, çöpe, gitme vakti geldi.

2) Masa üstü:

Masa üstün bu haldeyse dikkat et,  format zamanı da gelmiş olabilir.

Artık bilgisayarların kendi hayatları var. İç işlerine pek karışmam ama görünüşüne önem veririm. Aynı yabani otlar gibi, masa üstünde biten dosyaları düzenli olarak toplamazsan, gün gelir yabani otlardan asıl yapacağın şeyleri göremezsin.

3) Çekmeceler:

İster işte ister evde, bu küçük yaratıklar kendi ahşap oyuklarında mutlu mesut yaşarlar. Çok da obur olan bu yaratıklar, verdiğin hiçbir şeye hayır demeyecektir. Ama artık forma gelme vakti geldi. Önce çöplerden başlayarak çekmeceyi boşaltmak, daha sonra da düzenlemek çok iyi olacaktır. Hem zevklidir (özellikle bir seneyi geçkin toplanmamış çekmecelerden neler çıkacağı hiç belli olmaz), hem de toplu bir çekmece inanılmaz zaman kazandırır.

4) Sen kendini bunlarla sınırlama tabiî ki. Kendi çevrene göre seçimlerini zenginleştir.

Buraya kadar anlattıklarım belki ilgini çekmiştir ama SIR bu mu diyorsan, hayır değil. Sır şu, dikkatlice oku:

İnsan (özellikle erkek milleti) ortalığı toplamayı sevmez çünkü bunu zaman kaybı bir angarya gibi görür. Dikkatin dağılıp da iş yapamaz haldeyken toparlanmak ise insanı iyi hissettirir çünkü zaten kaybedilen zamanı değerlendirmiş olursun. Kayıp zamanlarını toplanarak verimli hale getirmek için ise bir tek ihtiyacın vardır (işte SIR geliyor :) ) : nereyi toplayacağını bilmek. Yani sadece ortalığı biraz toparlayayım demekle olmuyor, bir sonraki can sıkıntısı aralığında tam olarak nereye nasıl girişeceğini bilmen gerekiyor. Ben genelde masanın üstünü, bilgisayarda bir klasörü, belirli bir çekmeceyi gözüme kestiririm ve ilk fırsatta girişirim.

İşin en güzel yanı da, bir şeyleri biraz bile toplasam, hemen olumlu etkisini görmeye başlıyorum. Bu işi birkaç sefer yaptıktan sonra eminim sen de aynı şekilde hissedeceksin.

Şu Anda Yaptığım Şey…

Şu anda yaptığım şey gerçekten yapmam gereken şey mi

Şu anda gerçekten faydalı bir şey mi yapıyorum yoksa sadece oyalanıyor muyum

Bu soruları günde bir kaç sefer kendime sorarım. Özellikle zorlayıcı bir iş yapıyorsam ve bilgisayar karşısındaysam, dikkatim çok kolay dağılabiliyor. Excel’de bir tablo hazırlarken bir bakmışım telefonda ilgisiz ve acil olmayan bir konuda birisiyle görüşüyorum, sonra da bir kahve alıp sonraki toplantıya giderken aklıma az önce başlayıp da bitiremediğim tablo geliyor. Ama geçmiş olsun :(

Bu iki soruyu günde bir kaç sefer kendine sormak, normal rutininde kaybettiğin verimsiz saatleri verimli hale getirmene yardımcı olacaktır.